Esitasid taotluse, ootasid rahulikult – ja siis tuli kiri, kus küsitakse veel viit dokumenti, millest sa pole kunagi kuulnud. Või, mis hullem: keeldumine.
See ei ole tupik. Enamik selliseid kirju lahenevad ühe korraliku vastusega. Aga selleks tuleb teada, millega on tegu ja mida küsida.
Kõigepealt: see on täiesti tavaline
Lisadokumentide nõue ei tähenda, et sinu taotlus oleks halb või et menetleja oleks sinu vastu. Enamasti tähendab see ühte kahest: kas mõni andmeväli jäi tõesti täitmata või ei saanud menetleja olukorrast aru.
Teine variant on sagedasem, kui arvatakse. Menetleja näeb ainult seda, mis on paberil. Kui sinu kaaskiri ei selgitanud, miks mõni dokument puudub, eeldab ta halvimat ja küsib kõike.
Kolme liiki nõuded
| Liik | Kuidas ära tunda | Mida teha |
|---|---|---|
| Põhjendatud | Nõue tugineb konkreetsele õigusnormile või on ilmselgelt vajalik, nt puuduv elektriaudit. | Täida ja vasta punktide kaupa. |
| Ebaselge | Nõue on üldsõnaline: „esitage täiendavad dokumendid“ või „tõendage ehitise ohutus“. | Küsi kirjalikult täpsustust: milline dokument, mis normi alusel, mis tähtajaks. |
| Põhjendamatu | Nõutav dokument ei ole õigusaktis ette nähtud või sama asjaolu on juba muu dokumendiga tõendatud. | Esita viisakas vastuväide koos põhjendusega. |
Kuidas nõuet kontrollida
- 1.Kirjuta iga nõue eraldi reale. Ühes kirjas võib olla viis nõuet, millest kolm on põhjendatud, üks ebaselge ja üks põhjendamatu.
- 2.Otsi igaühe juurest üles, millele see tugineb. Kui kirjas ei ole viidet õigusnormile, on sul õigus seda küsida.
- 3.Kontrolli, kas sama asi on juba tõendatud. Väga sage: küsitakse dokumenti, mille sisu on juba olemasolevas auditis või projektis kirjas.
- 4.Vaata tähtaega. Kui see on liiga lühike, küsi pikendust kirjalikult enne tähtaja möödumist, mitte pärast.
- 5.Kahtluse korral helista. Üks viieminutine kõne menetlejaga selgitab sageli rohkem kui kolm kirja. Aga kokkulepped fikseeri pärast e-kirjaga.
Kuidas vastata
Vastuse ülesehitus, mis töötab peaaegu alati:
- 1.Viide. Millisele kirjale vastad – kuupäev ja number.
- 2.Punktide kaupa. Korda iga nõue üle ja kirjuta kohe alla, mida tegid ja millise faili lisasid. Menetleja peab saama linnukesi teha.
- 3.Failid uute versioonidena. Ära kustuta vanu – menetleja peab nägema, mis muutus.
- 4.Selgitus seal, kus dokumenti ei ole. „Ehituspäevik ei ole säilinud, selle asemel esitame fotod vundamendist ja materjalide arved“ on palju parem kui vaikimine.
- 5.Lõpetuseks üks lause selle kohta, et oled valmis täiendavalt selgitama.
Kui nõue on põhjendamatu
Siis ei pea sa seda täitma – aga vastamata ka jätta ei tohi. Esita kirjalik vastuväide või märgukiri, kus viitad kahele asjale:
- Nõutav dokument ei ole õigusaktis ette nähtud – või sama asjaolu on juba tõendatud mõne teise esitatud dokumendiga, mille sa nimetad ära.
- Haldusmenetluse põhimõtted: eesmärgipärasus, proportsionaalsus ja menetluse efektiivsus. Menetlus ei tohi olla koormavam, kui eesmärk nõuab.
Kirjuta see rahulikult ja asjalikult. Eesmärk ei ole vaielda, vaid anda menetlejale põhjus oma seisukohta üle vaadata. Sageli piisab sellest, et näitad, kus vastus juba olemas on.
Kui tuleb keeldumine
Keeldumine kasutusloa andmisest või ettekirjutus on haldusakt. Sellel on kaks olulist tagajärge.
- Sul on õigus esitada vaie – üldjuhul 30 päeva jooksul alates päevast, mil said haldusaktist teada. Alternatiiv on kaebus halduskohtusse.
- Haldusakt peab olema põhjendatud. Kui põhjendus on puudulik või viide õigusnormile puudub, on see iseenesest argument.
Enne vaiet tasub alati proovida lihtsamat teed: küsi kohtumist või kõnet ja uuri, mis täpselt puudu jäi. Sageli selgub, et keeldumise põhjus on parandatav ja uus taotlus läheb läbi.
Kui hoone on planeeringuga vastuolus
See on eraldi olukord, kus asi ei lahene dokumentide lisamisega.
| Probleem | Võimalikud lahendused |
|---|---|
| Hoone on naabri piirile lähemal, kui ehitusmäärus lubab | Naabri kirjalik nõusolek, kui ehitusmäärus seda võimaldab; hoone ümberpaigutamine |
| Hoonete vaheline kaugus on alla 8 meetri | Tuletõkkelahendus spetsialisti hinnangu alusel. Naabri nõusolek tuleohutusnõuet ei asenda. |
| Ületatud täisehitusprotsent või hoonete arv | Planeeringu muutmine või hoonete vähendamine |
| Hoone on väljaspool hoonestusala | Projekteerimistingimused või planeeringu täpsustamine |
| Ehituskeeluvööndis (kallas, rand, tee) | Vööndi vähendamise taotlus – tulemus ei ole garanteeritud |
Kõigil neil juhtudel tasub enne suuremate kulude tegemist küsida vallalt kirjalikult, milline lahendus nende jaoks üldse kõne alla tuleb. Vastasel juhul võid tellida projekti, mida keegi ei kinnita.
Toon ja suhtlus
- Kirjuta alati e-kirjaga. Suuline kokkulepe kaob ära ja menetleja võib vahetuda.
- Ole viisakas ka siis, kui oled pahane. Menetleja ei kirjutanud seadust ja tema hea tahe on sulle kasulik.
- Ära vaidle põhimõtte pärast. Küsi endalt, kas selle punkti täitmine on kallim kui kolm kuud vaidlust.
- Hoia kogu kirjavahetus ühes kohas. Kui asi peaks jõudma vaideni, on see sinu tõendus.
- Tänan vastuse eest ka siis, kui see ei meeldinud. Järgmine kiri läheb samale inimesele.
Tagasi kõigi juhendite juurde või vaata valmis dokumendikomplekte ja personaalseid teenuseid.